Integritetspolicy

Dataskyddsbeskrivning

Denna är den allmänna dataskyddsbeskrivningen om behandling av personuppgifter i enlighet med EU: s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) från Ruohonjuuri Oy / Happy Food Store (hädanefter ”Ruohonjuuri ” eller ”vi”) och annan tillämplig dataskyddslagstiftning, som dataskyddslagen 1050/2018 i Finland.

Denna dataskyddsbeskrivning tillämpas på behandling av personuppgifter när vi verkar under namnen Ruohonjuuri eller Happy Food Store i Sverige. Syftet med denna dataskyddsbeskrivning är att beskriva hur vi bland annat samlar in, behandlar och lagrar personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning. Vi har uppgjort de nödvändiga språkversionerna av dataskyddsbeskrivningen.

1. Personuppgiftsansvarig och kontaktperson

 Ruohonjuuri Oy/Happy Food Store (FO-nummer: 0510981-4)

Mannerheimvägen 7

FI-00100 Helsingfors

Ruohonjuuri Oy e-handelschef/administration

Kontakt: tietosuoja@ruohonjuuri.fi

2. Syfte och skäl för behandling av personuppgifter

Grunden för databehandlingen är beroende på behandlingen:

  • när behandling av personuppgifter är nödvändig för att uppfylla avtalet vi har ingått med dig eller lagstadgade skyldighet (till exempel att slutföra köpet och leveransen av produkter du har beställt i webbutiken);
  • svara på din kundtjänstförfrågan på basis av ett avtal, samtycke eller lagstadgat skyldighet;
  • ditt samtycke, t.ex. att bevilja marknadsföringstillstånd för prenumerationen på nyhetsbrevet, ansluta dig till Ruohonjuuris kundbindningssystem eller delta i vår kampanj/tävling;
  • ett berättigat intresse, avtal eller samtycke till att utveckla vår webbutik och verksamhet såsom specifikt definieras nedan; och eller
  • ett berättigat intresse när vi behandlar personlig information i kameraövervakningen i syfte att skydda vår personal eller egendom. Dessutom baseras behandlingen av kameraövervakningsdata på lagen om integritetsskydd på arbetsplatsen.

 Om vi samlar in dina personuppgifter för andra ändamål ber vi om ditt samtycke på förhand och vi informerar dig separat om behandlingen i samband med detta.

3. Personuppgifter som behandlas av Ruohonjuuri

 Vi samlar in och behandlar följande information, antingen av oss eller våra partners: 

  • Kund- och kontaktuppgifter: Namn, adress, telefonnummer och inloggningsinformation (e-postadress och lösenord), kommunikationsspråk, e-marknadsföringstillstånd och köphistorik från webbutiken och butikerna. När du gör en beställning i webbutiken samlar vi också in information från dig om leveransmetoden och betalningsmetoden. 
  • Kundtjänst och information i anslutning till beställningar: Informationen som samlas in under kontakten, antingen via telefon, e-post eller chatt, vilken behövs för att uppfylla tjänsteförfrågan. Vi använder Gorgias-systemet för behandlingen av återkoppling från kunder och deras kommentarer som kommer via social media och chat.  Vi använder Cuuma-tjänsten för behandlingen av inkommande kontakter via telefon och e-post. Samtal spelas in för utbildning och kvalitetskontroll. I början av samtalet blir du informerad om att samtalet spelas in.
  • Annan kommunikation med dig: Om du har lämnat produkter i kundvagnen kan vi påminna dig om den oavslutade beställningen. I det här fallet behöver du inte samla produkterna igen till kundvagnen. Du kan också bli inbjuden att delta i marknadsundersökningar.
  • Marknadsföringslotterier och information marknadsföringskampanjer: När du deltar i en tävling eller kundundersökning som ordnas av oss, kan vi, beroende på hur tävlingen eller kundundersökningen arrangeras, samla in dina kontaktuppgifter (e-postadress, adress, telefonnummer) för att kunna leverera eventuellt pris som du har vunnit. Informationen kommer endast att lagras med avseende på information om vinnaren, tills priset har delats ut, såväl som under den period som krävs enligt lag och kan överlåtas till myndighet bland annat för skatteändamål. Vid behov finns mer lotteri- och kampanjspecifik information tillgänglig.
  • Information relaterad till användningen av webbplatsen: Webbplatshändelser, såsom sidvisningar, tillägg i kundvagn eller önskelista, påminnelsemeddelande om en produkt som är utgången, beställningsuppgifter, leveranssätt, betalningsmetoder och inloggningsinformation. En del av denna information kan innehålla personuppgifter, som till exempel din IP-adress eller e-postadress. Sammanslår den fallspecifikt med din användarinformation. Mer information finns i vår cookiebeskrivning.
  • Information om e-postmarknadsföring/Custobar: När du prenumererar på nyhetsbrevet, ange namn, adress, e-postadress, butik (för butiksspecifikt nyhetsbrev) och information om e-postmarknadsföringshändelser, såsom leveranskvitto för meddelande, öppnande, klickar och hantering av marknadsföringstillstånd. Om du har prenumererat på Ruohonjuuris nyhetsbrev och har gett ditt samtycke till marknadsföring kommer vi att använda din information för att skicka ett nyhetsbrev och personifiera den digitala marknadsföringen. Informationen som används är bl.a. e-postadress, information om eventuell köphistorik, sändning av nyhetsbrev, öppnings- och klickinformation och bläddringshistorik i webbutiken. Vi använder denna information för att rikta vår reklam så att t.ex. erbjudande är så intressanta som möjligt för dig.
  • Information i anslutning till utvecklingen av webbplatsen: Vi använder informationen vi samlar in från våra kunder för att utveckla våra produkter och tjänster samt för att förbättra vår kundtjänst. Vi analyserar webbutiksanvändarnas aktiviteter och utvecklar vår webbutik utifrån dem. I dessa analyser använder vi i regel enbart sammanfattningsmässig eller anonym information. En del av denna information kan klassificeras som personuppgifter. Dessa är bl.a. IP-adressen, datum och tidpunkt för användningen av tjänster, hårdvaran som används, programvaran, webbläsaren och information om operativsystemet, applikationsversionen och språkinställningarna för den använda enheten. Lär mer i Googles dataskyddsbeskrivning. Vi använder tjänsten Lucky Orange för att förbättra användbarheten och kundupplevelsen på webbplatsen. Lucky Orange kan spara musklick, musrörelser och rullningsfunktioner samt informationen du själv anger på den här webbplatsen. Läs mer i Lucky Oranges dataskyddsbeskrivning.
  • Beställningar i webbutiken och hantering av ditt eget konto: Vi använder personuppgifter relaterad till köp i webbutiken för att behandla och leverera beställningar och för upprätthållande av ditt eget konto i webbutiken. Informationen behandlas på Shopify e-handelsplattformen. Systemen som används för att behandla beställningar möjliggör plockning av din beställning, granskning, leverans och kundbetjäning. Dessa system kan behandla alla personuppgifter som vi samlar in i anslutning till webbutiken.
    • Plockning och beställningsbehandling samt logistikinformation: Vi använder informationen i t.ex. olika beställningsutskrifter (adresskort osv.) i följande tjänster: Order Printer Pro och Order Printer Templates, Order Tagger samt Printrooster Order Printing och PackRooster. För att vi ska kunna leverera din beställning till din adress, kommer vi att överlåta namn och kontaktinformation till våra partners. Våra logistikpartner är bl.a. Posti, PostNord, Budbee, Bring, GLS och DHL samt deras underleverantörer. Telefonnumret du anger i samband med beställningen kommer att användas för kommunikation relaterad till leveransen av beställningen, till exempel för ankomstavi också i samband med upphämtningar i butiken.
  • Shopify-e-handelsplattformen använder olika applikationer för att tillhandahålla ytterligare e-handelstjänster. Tilläggsfunktioner är bl.a.  
    • prenumeration av Back in Stock-påminnelse. Din information sparas inte förrän du prenumererar på Back in Stock-meddelandet till din e-post när den tillfälligt utgångna produkten kommer till lager. Applikationen samlar in följande information: e-postadress, samtycke till att skicka e-post, webbläsarens språk och tidszon. Mer information finns i Back in Stock-registerbeskrivningen.
    • Yotpo Photo & Product Reviews-produktbedömningar och Yotpo Loyalty & Referrals-kundbindningssystem. Applikationerna samlar in följande information: namn, adress, e-postadress, telefonnummer, IP-adress, köpta produkter, och om du skriver en produktbedömning, stjärnorna som tilldelats produkten, texten i produktbedömningen och bilagda bilder och videor samt följning av sociala medier och via systemet inkomna rekommendationer. Förutom att samla in information om kunder som gör köp i webbutiken insamlas också köpens slutbelopp och på basis av dessa bestäms kottarna och intjäningsprinciperna för kottar som har samlats på andra sätt. Mer information finns i Yotpos dataskyddsbeskrivning. Genom att skriva en produktbedömning och bifoga en bild eller video till den samtycker du till att de kan publiceras i vår webbutik i informationen för den ifrågavarande produkten, på våra konton i social media eller i vår marknadsföringskommunikation. Förnamnet och första bokstaven i efternamnet visas i samband med produktbedömningen.
  • Annan digital marknadsföring: Namn, adress, telefonnummer, e-postadress, plats, IP-adress, webbläsarinformation och beteendeinformation såsom bläddringshistorik, köphistorik och öppnande av nyhetsbrev och klickningar. Vi använder personifierad reklam också utanför webbplatsen ruohonjuuri.fi, till exempel i vår marknadsföring i kanaler i sociala medier. När du har gett oss ditt samtycke till marknadsföring kan vi också rikta reklam till dig på exempelvis Facebook, Instagram eller andra kanaler på sociala medier. Digital återmarknadsföring idkas med hjälp av digitala reklamnätverk och reklamtekniker, såsom cookies och pixlar. Du kan läsa mer i vår cookiebeskrivning. Som hjälp för annonseringen använder vi Channables och Segments verktyg för uppgörande av produktlistor och målgrupper. Uppgifterna som ska behandlas är bl.a. namn, adress, telefonnummer, e-postadress, plats, IP-adress, webbläsarinformation och webb- och köphistorik. Läs mer i Channables dataskyddsbeskrivning och i Segments dataskyddsbeskrivning samt bekanta dig med Facebooks informationspolicy här.
  • Inspelningar från butikernas övervakningskameror: En bild av dig kan sparas i övervakningskameran när du besöker en Ruohonjuuri-butik. I registret sparas en rörlig bild av övervakningsområdet och eventuellt av personer som rör sig inom övervakningskamerans räckvidd. I registret sparas förutom bilden datum och tidpunkt för händelserna samt information om i vilken kamera bilden sparades. Personernas tal spelas inte in. Syftet med kameraövervakningssystemet är att skydda egendom, förebygga brott och hjälpa till att utreda brott som redan har ägt rum. Syftet med övervakningen är dessutom att säkerställa och öka säkerheten för personal och kunder. De som filmas informeras om kameraövervakningen med etiketten “Tallentava kameravalvonta” (inspelande kameraövervakning).
  • Betaltjänstleverantörer: Vi använder externa leverantörer för hanteringen av betalningar. Vi överlåter din betalningsinformation till den betalningsförmedlare du väljer för hanteringen av betalningen. Våra partner är Paytrail (nätbanks-, kreditkorts- och mobilbetalningar) och Klarna. PayPal och Stripe. Beroende på vilken betalningsmetod som används, behandlas förutom namn, adress och beställnings- och betalningsinformation också kontonummer, personbeteckning eller de sista fyra siffrorna på kreditkortet i samband med vissa betalningsmetoder, vilka oberoende fastställs av tjänsteleverantören. Denna behandling av personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna tillhandahålla tjänsterna du har beställt.  Läs mer på Paytrails, Klarnas  Paypals och Stripes webbplatser.
  • IT-partner och -leverantörer: En del av dessa system är lokalt installerade, vilket innebär att endast Ruohonjuuris egen personal har tillgång till informationen. En del av systemen är molnbaserade, vilket innebär att personuppgifterna överförs till tjänsteleverantören. I dessa fall är tjänsteleverantören eller IT-leverantören en registerförare som behandlar informationen å Ruohonjuuris vägnar och enligt deras instruktioner. Vi behandlar kunduppgifter internt i våra kundbindningssystem, affärssystem, e-handelssystem och i kundhanterings- och marknadsföringssystem. I vårt interna arbete använder vi Googles kontorsprogram och systemtjänster. Det betyder att Google är en av oss auktoriserad registerförare. Lär mer i Googles dataskyddsbeskrivning.
  • Taxfree: Kunder som bor utanför EU har möjlighet att göra skattefria köp i Ruohonjuuris butiker. Planet Payment (taxfree-tjänsteleverantör) kommer att ha tillgång till personuppgifterna som behövs för att behandla din taxfree-beställning. Läs mer iPlanet Payments dataskyddsbeskrivning.
  • Myndigheter: I vissa fall kan vi bli skyldiga att överlåta dina personuppgifter enligt lag eller föreskrifter, till exempel i samband med en brottsutredning eller rättegång, på begäran av en myndighet. Data från kameraövervakningsregistret kommer inte att överlåtas till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

4. Tilläggsinformation om mottagarna av personuppgifter

Såsom definierats ovan använder vi externa samarbetspartner eller tjänsteleverantörer för att tillhandahålla logistiktjänster, betalningslösningar, IT-tjänster eller andra digitala tjänster för Ruohonjuuri. För att kunna utföra dessa tjänster kan Ruohonjuuris samarbetspartner, både inom och utanför EU och EES, ha åtkomst till dina personuppgifter. Om information överförs eller överlåts kommer de säkerhetsåtgärder som krävs enligt tillämplig lag att tillämpas. För sådan överföring eller överlåtande av information ingås ett avtal med avtalspartner och EU-kommissionens fastställda modellavtalsklausuler följs, eller det förutsätts att avtalspartnern är skyldig att följa modellavtalsklausulerna som har fastställts av EU-kommissionen, mottagarlandet har en adekvat nivå av dataskydd enligt EU-kommissionens beslut, företaget som behandlar informationen följer de bindande bestämmelserna (Binding Corporate Rules) eller det finns annan rättslig grund för överföringen, såsom att uppgöra, lämna in eller försvara ett rättsligt krav.

5. Lagringstider

Vi lagrar dina kunduppgifter i vårt kundhanterings- och marknadsföringssystem som standard i fem (5) år räknat från din senaste aktivitet. Med aktivitet avses någon av följande åtgärder: köp i webbutiken eller butiken, bläddring i webbutiken, att öppna eller klicka i nyhetsbrevet. I webbutikens sektion mitt konto lagras dina angivna personuppgifter så länge användarkontot är aktivt. Om du prenumererar på vårt nyhetsbrev kommer dina kontaktuppgifter att lagras så länge du prenumererar på nyhetsbrevet. Kundtjänstinformationen behandlas under den tid som krävs för hanteringen av ärendet. Kontaktuppgifterna för dem som har registrerat sig för marknadsförings- och kampanjspecifika lotterier raderas när vi har kontaktat vinnaren och levererat priset.

När du besöker vår webbplats lagras din besöksinformation som standard i 26 månader för analyserings- och rapporteringsändamål.

Den genomsnittliga lagringsperioden för data som genereras av kameraövervakning är 14 dagar. Information från kameraövervakningen kan dock lagras under en längre tid, så länge som utredningen av brott, skadehändelse eller eventuell överträdelse eller inlämnande av rättsligt krav eller försvar kräver. Kameraövervakningsinformationen ska dock raderas senast när domen rörande kameraövervakningsinformationen har vunnit laga kraft eller är slutgiltig eller ärendet rörande kameraövervakningsinformationen har avgjorts slutgiltigt.

6. Skydd av personuppgifter

Vi använder administrativa, organisatoriska, tekniska och fysiska skyddsåtgärder för att skydda personuppgifterna vi samlar in och behandlar. Personuppgifterna som behandlas lagras i ett system som skyddas av operativsystemets säkerhetsprogramvara. Användarnamn och lösenord krävs för att få tillgång till systemet. Systemet skyddas också av brandväggar och med hjälp av andra tekniska verktyg. Registeruppgifterna som finns lagrade i registret är tillgängliga för och kan endast kommas åt av vissa på förhand bestämda anställda hos Ruohonjuuri. Registeruppgifterna finns i låsta och säkrade utrymmen. Vi utbildar vår personal i dataskyddsfrågor.

Vi utvärderar kontinuerligt vår verksamhet och eventuella risker när det gäller behandling av personuppgifter och vidtar åtgärder för att uppfylla kravet för dataskydd som standard. Om det, trots säkerhetsåtgärder, inträffar ett datasäkerhetsintrång som sannolikt kommer att ha en negativ inverkan på integriteten, kommer vi att meddela överträdelsen till personer, såsom krävs enligt tillämplig lag och till myndigheter så snart som möjligt enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.

7. Dina rättigheter

Enligt tillämplig lag har den registrerade rätten

8. Läs mer om att utöva dina rättigheter

 Den registrerade kan inte i alla situationer utöva alla sina rättigheter utan begränsning. Situationen påverkas till exempel av på vilken grund personuppgifter behandlas. Vi tillhandahåller fallspecifikt ytterligare information.

Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år begära Ruohonjuuri Oy att utfärda ett registerutdrag av dina lagrade personuppgifter. Därutöver kan du utöva dina rättigheter. Du kan skicka en begäran  via det elektroniska formuläret som finns på vår webbplats. När vi har mottagit din elektroniska begäran kontaktar vi dig för att verifiera din identitet, eller om skickar en skriftlig begäran måste en åtföljas av den begärande personens underskrift.  I det skriftliga brevet önskar vi att det rubriceras med en tydlig text som rör ärendet, till exempel " Begäran om personuppgifter – till Ruohonjuuris kontaktperson".

När du återkallar ditt samtycke raderar vi dina personuppgifter och upphör att behandla dem på det sätt som föreskrivs i ditt samtycke så snart som möjligt. Observera dock att samma personuppgifter kan användas både med samtycke och vid nödvändighet eller som behandling som förpliktas av andra bestämmelser. Till följd av detta, även om du återkallar ditt samtycke och behandlingen som samtycket avser avbryts, kan informationen lagras av oss för andra ändamål, såsom lagstadgad skyldighet att förvara uppgifterna.

Alla frågor om vår verksamhet gällande behandlingen av personuppgifter, lagstiftningen eller EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) kan skickas till adressen: tietosuoja@ruohonjuuri.fi.

9. Rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten

 Om du anser att dina personuppgifter inte behandlas i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning eller tillämplig lag kan du lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten i den medlemsstaten i EU där du har din permanenta hemvist eller arbetsplats eller där du anser att överträdelsen har ägt rum. I Finland är myndigheten datatillsynsmannen:

Datatillsynsmannens byrå

Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Telefon (central): +358 29 56 66700
E-post: tietosuoja@om.fi

Läs mera på Datatillsynsmannens webbplats.

10. Ändring av dataskyddsbeskrivningen

Vi kan med jämna mellanrum göra ändringar i denna dataskyddsbeskrivning, bland annat till följd av uppdateringar av vår integritetspolicy eller ändringar i lagstiftningen. Den senaste versionen av dataskyddsbeskrivningen finns alltid på vår webbplats. Beskrivningen har upprättats 3.5.2018. Senaste ändring 11.03.2024.